krachtig in de zaak

Voor verenigingen was het spannend. Hoe gaan we nu de algemene ledenvergadering (ALV) organiseren? Krijgen we de jaarstukken wel tijdig af? De gevolgen van de coronacrisis maakt het vrijwel onmogelijk om fysiek bij elkaar te komen. Daar is een noodwet voor gemaakt. Op 24 april 2020 trad deze noodwet in werking. Formeel heet de wet de “Verzamelwet COVID-19 Justitie en Veiligheid”. Welke mogelijkheden biedt die wet nu?

In deze aflevering staat de vereniging centraal. Aan het slot van de bijdrage gaan we ook kort in op de Vereniging van Eigenaars (VvE).

Fysiek vs. digitaal
De verzamelwet zorgt er in ieder geval voor dat een fysieke samenkomst tot 1 september 2020 niet verplicht is. Je mag ook digitaal / virtueel vergaderen. Daarnaast zorgt de wet voor duidelijkheid over de besluiten die tijdens zo’n digitale vergadering worden genomen. Het moet namelijk wel duidelijk zijn dat die besluiten “echt” zijn.

Vereniging – algemene vergadering
In deze bijdrage gaan we dus in op de gevolgen voor de algemene vergadering van verenigingen. Ook wel de algemene ledenvergadering (ALV) genoemd. In de verzamelwet staat dat het bestuur van de vereniging mag bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering, als er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan:

1. De ALV is langs elektronische weg voor leden te volgen, en
2. De leden zijn uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de ALV in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.

Antwoorden op de website
Verder bepaalt de wet dat de vragen die de leden hebben gesteld, uiterlijk tijdens de ALV worden beantwoord. Deze antwoorden moet je op de website van de vereniging plaatsen of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk maken voor de leden. Dit kan bijvoorbeeld via een digitale nieuwsbrief aan de leden of via een inlog naar een beveiligd gedeelte.

Vragen stellen tijdens de ALV
Verder bepaalt de wet dat het bestuur zich moet inspannen dat leden tijdens de ledenvergadering langs elektronische weg of op een andere manier nadere vragen kunnen stellen. Hierbij valt dus te denken aan een liveverbinding waarbij de leden vragen kunnen stellen. De voorzitter van de vergadering mag wel nadere regels daarvoor stellen in het belang van de orde.

Geen gevolgen voor rechtsgeldigheid
Stel nu dat er toch wat wordt afgeweken van de hierboven genoemde punten. De antwoorden worden bijvoorbeeld niet op de website geplaatst. Dan bepaalt de wet dat dit geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in die vergadering heeft plaatsgevonden. Dit neemt niet weg dat het bestuur wel moet proberen om zoveel mogelijk aan de afspraken te voldoen.

Stemmen voor of tijdens de vergadering
De noodwet bepaalt ook nog iets over het stemmen. Het bestuur mag twee dingen beslissen over het stemmen:

1. Het stemrecht kan slechts worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel (dan voorkom je dus de fysieke aanwezigheid);
2. Leden mogen ook voorafgaand aan de algemene vergadering een stem uitbrengen die gelijk wordt gesteld met een stem die tijdens de vergadering wordt uitgebracht.

Uitstel jaarstukken
De noodwet geeft ook nog de mogelijkheid voor het bestuur om uitstel te regelen voor het uitbrengen van de jaarstukken. Dit moet normaal gesproken gebeuren op een algemene ledenvergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Het bestuur brengt dan een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. De noodwet maakt het mogelijk dat het bestuur die termijn met ten hoogste vier maanden verlengt.

Vereniging van Eigenaars (VvE)
Tot slot nog naar de vereniging van eigenaars (VvE). In artikel 24 van de noodwet gaat het daar over. De noodwet bepaalt dat de hierboven beschreven regels voor “gewone” verenigingen, ook van toepassing zijn op verenigingen van eigenaars. In ieder geval zijn er twee belangrijke verschillen:

1. De aan het bestuur toegekende bevoegdheid komt bij verenigingen van eigenaars ook toe aan de voorzitter;
2. De termijn voor het indienen van jaarstukken kan worden verlengd met ten hoogste zes maanden in plaats van vier maanden bij “gewone” verenigingen.

Terugwerkende kracht
Heeft uw vereniging nu in de afgelopen maand al vergaderd? Twijfelt u hoe dat is gegaan en of de besluiten rechtsgeldig zijn genomen? Artikel 35 van de noodwet bepaalt dat deze regels terugwerkende kracht hebben tot en met 16 maart 2020. Dat betekent dat ALV’s die al gehouden zijn sinds die datum onder het bereik van de noodwet vallen.

De Verzamelwet is tijdelijk
Een laatste belangrijk punt om te noemen is dat de Verzamelwet tijdelijk is. De noodwet vervalt per 1 september 2020. Die termijn kan nog verlengd worden op het moment dat dit nodig is vanwege de gevolgen van het coronavirus.

De tekst van de wet kunt u hier volledig lezen.

Post & Bouter Advocaten in Barneveld
Ondernemingsrecht
Vereniging
Vereniging van Eigenaars