Oprecht

Voor besloten vennootschappen (bv’s) was het spannend. Hoe gaan we om met de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA)? Krijgen we de jaarstukken wel tijdig af? De gevolgen van de coronacrisis maakt het vrijwel onmogelijk om fysiek bij elkaar te komen. Daar is een noodwet voor gemaakt. Op 24 april 2020 trad deze noodwet in werking. Formeel heet de wet de “Verzamelwet COVID-19 Justitie en Veiligheid”. Welke mogelijkheden biedt die wet nu?

In deze aflevering staat de bv centraal.

Fysiek vs. digitaal
De verzamelwet zorgt er in ieder geval voor dat een fysieke samenkomst tot 1 september 2020 niet verplicht is. Je mag ook digitaal / virtueel vergaderen. Daarnaast zorgt de wet voor duidelijkheid over de besluiten die tijdens zo’n digitale vergadering worden genomen. Het moet namelijk wel duidelijk zijn dat die besluiten “echt” zijn.

Besloten vennootschap – algemene vergadering
In de verzamelwet staat dat het bestuur van de bv mag bepalen dat een algemene vergadering (AVA) wordt gehouden die uitsluitend toegankelijk is langs de elektronische weg en dat er dus geen fysieke toegang tot de AVA is. Dit moet wel worden vermeld in de oproeping tot de algemene vergadering. Het bestuur moet een aantal voorwaarden in acht nemen:

• De AVA is langs elektronische weg voor de aandeelhouders te volgen, en
• De aandeelhouders zijn uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de AVA in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.

Antwoorden op de website
Verder bepaalt de wet dat de vragen die de aandeelhouders hebben gesteld, uiterlijk tijdens de AVA worden beantwoord. Deze antwoorden moet je op de website van de vennootschap plaatsen of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk maken voor de aandeelhouders. Dit kan bijvoorbeeld via een digitale (beveiligd) bericht aan de aandeelhouders.

Vragen stellen tijdens de AVA
Verder bepaalt de wet dat het bestuur zich moet inspannen dat aandeelhouders tijdens de AVA langs elektronische weg of op een andere manier nadere vragen kunnen stellen. Hierbij valt dus te denken aan een liveverbinding waarbij de aandeelhouders vragen kunnen stellen. De voorzitter van de vergadering mag wel nadere regels daarvoor stellen in het belang van de orde.

Geen gevolgen voor rechtsgeldigheid
Stel nu dat er toch wat wordt afgeweken van de hierboven genoemde punten. De antwoorden worden bijvoorbeeld niet op de website geplaatst. Dan bepaalt de wet dat dit geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in die vergadering heeft plaatsgevonden. Dit neemt niet weg dat het bestuur wel moet proberen om zoveel mogelijk aan de afspraken te voldoen.

Stemmen voor of tijdens de vergadering
De noodwet bepaalt ook nog iets over het stemmen. Het bestuur mag twee dingen beslissen over het stemmen:

• Het stemrecht kan slechts worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel (dan voorkom je dus de fysieke aanwezigheid);
• Aandeelhouders mogen ook voorafgaand aan de AVA een stem uitbrengen die gelijk wordt gesteld met een stem die tijdens de vergadering wordt uitgebracht. Dit moet dan wel bij de oproeping worden vermeld.

Onbehoorlijke taakvervulling bestuur?
Het bestuur is op grond van artikel 2:394 BW verplicht om tijdig de jaarrekening te publiceren. Als dat niet of niet-tijdig gebeurt, dan heeft het bestuur zijn taak onbehoorlijk vervuld. Bij een faillissement wordt dan vermoed dat onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement. De noodwet bepaalt nu iets anders. Stel dat het bestuur niet tijdig de jaarrekening publiceert, omdat dit “te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van COVID-19”, dan wordt het verzuim niet in aanmerking genomen. Dan is het dus geen onbehoorlijke taakvervulling.

Terugwerkende kracht
Is er in de afgelopen maand al vergaderd? Twijfelt u hoe dat is gegaan en of de besluiten rechtsgeldig zijn genomen? Artikel 35 van de noodwet bepaalt dat deze regels terugwerkende kracht hebben tot en met 16 maart 2020. Dat betekent dat AVA’s die al gehouden zijn sinds die datum onder het bereik van de noodwet vallen.

De Verzamelwet is tijdelijk
Een laatste belangrijk punt om te noemen is dat de Verzamelwet tijdelijk is. De noodwet vervalt per 1 september 2020. Die termijn kan nog verlengd worden op het moment dat dit nodig is vanwege de gevolgen van het coronavirus.

De tekst van de wet kunt u hier volledig lezen. 

Post & Bouter Advocaten in Barneveld
Ondernemingsrecht
Besloten vennootschap