Background Image

Slagvaardig

en betrokken

Incassokosten en de veertiendagenbrief

De laatste tijd was er weer veel aandacht voor incassobureaus en incassokosten. Zo gaat de Autoriteit Consument & Markt (ACM) strenger toezien op foute bureaus. Er zouden regelmatig dingen gebeuren die niet mogen. Vaak worden er dan ten onrechte kosten in rekening gebracht bij de consument. Dat zijn incassokosten.
Er is een wettelijke basis om incassokosten te mogen vragen. Voor consumenten speelt daar ook de zogenaamde ‘veertiendagenbrief’ een rol. Afgelopen vrijdag gaf de Hoge Raad antwoord op vragen die waren gesteld over dit onderwerp. Goed dus om even naar de wettelijke basis te kijken en naar de uitspraak van de Hoge Raad. Belangrijk voor het debiteurenbeleid.

Redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte
Je verstuurt een factuur of declaratie naar iemand anders. De afspraak is dat deze binnen 14 dagen of 30 dagen wordt betaald. Als er niet op tijd wordt betaald, ga je bellen waar de betaling blijft. Er worden herinneringen en aanmaningen gestuurd. Daar gaat tijd in zitten. Op een bepaald moment mag je extra kosten bij je contractspartij claimen. De wet (voor de liefhebben artikel 6:96  lid 2 aanhef en sub c BW) noemt dat heel netjes de redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte. Voor het gemak hebben we het vaak over incassokosten.
 
Besluit incassokosten
Er zijn extra regels vastgelegd hoe je nu met die incassokosten moet omgaan en hoe je die moet berekenen. De wet zegt dat die extra regels kunnen worden vastgelegd in een algemene maatregel van bestuur. Ook weer een hele mond vol. Het is eigenlijk een besluit met afspraken. Heel toepasselijk heet dat besluit het ‘Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten’. Daar staat bijvoorbeeld in dat het minimale bedrag wat je mag vragen € 40,- is.
 
Bescherming consument
Even terug naar de wet. Want wanneer mag je nu incassokosten claimen? Bij bedrijven kun je de kosten in principe al claimen als er niet binnen de afgesproken betaaltermijn is betaald. Maar voor consumenten en particulieren is er meer bescherming opgenomen in de wet. In een speciale wetsbepaling staat dat een consument/particulier pas incassokosten moet betalen als de ‘veertiendagenbrief’ is verstuurd.
 
Veertiendagenbrief
We moeten nu goed gaan opletten. De consument is de incassokosten pas verschuldigd als er aan wat eisen is voldaan. Natuurlijk moet eerst de betalingstermijn zijn overschreden. Maar vervolgens moet de consument een brief krijgen waarin staat dat hij alsnog binnen een termijn van veertien dagen kan betalen zonder die extra incassokosten verschuldigd te hoeven zijn. En vergeet in die ‘veertiendagenbrief’ niet op te nemen welk bedrag aan incassokosten de consument moet betalen op het moment dat hij niet binnen de veertien dagen betaalt.
 
Prejudiciële vragen
Er is onduidelijkheid hoe je met die veertien dagen moet omgaan. Wanneer gaat die termijn van veertien dagen lopen? Is het belangrijk of je contractspartij die ‘veertiendagenbrief’ heeft ontvangen? In een procedure die speelde bij de kantonrechter van de rechtbank Midden-Nederland, zijn door de kantonrechter daarom over dit onderwerp prejudiciële vragen gesteld aan de Hoge Raad. Dat zijn vragen om uitleg van wetten en regels te krijgen.  
 
Het begin van de veertiendagentermijn
De eerste vraag was wanneer de termijn van veertien dagen gaat lopen. Volgens de Hoge Raad gaat de veertiendagentermijn lopen een dag na die waarop de schuldenaar (contractspartij) de aanmaning heeft ontvangen. Gedachte daarachter is dat de schuldenaar echt de volle veertien dagen de tijd moet hebben om te betalen zonder incassokosten.
 
Bewijs van ontvangst
We moeten dan natuurlijk wel weten wanneer iemand de aanmaning heeft ontvangen. Twee andere vragen die de Hoge Raad moest beantwoorden gingen daarom over de bewijslast. Wie moet nu bewijzen of de ‘veertiendagenbrief’ ontvangen is? Als eiser van incassokosten moet je stellen dat de schuldenaar de brief heeft ontvangen en op welke dag (op zijn laatst). Stel dat de schuldenaar dit betwist, dan zal je dus moeten kunnen bewijzen dat hij brief echt is verstuurd en echt is ontvangen door de ander. Dit is echt een punt van aandacht. Het simpel versturen van een brief kan dus voor problemen zorgen als je geen bewijs hebt dat de brief niet is ontvangen door de andere partij.
 
Inhoud van de brief
Hierboven stond al even wat er volgens de wet in de brief moet staan. De Hoge Raad geeft daar nu een duidelijke uitleg bij. Als je in de ‘veertiendagenbrief’ opneemt dat er betaald moet worden ‘binnen veertien dagen na heden’ of ‘binnen veertien dagen na verzending van deze brief’, dan is dat niet volgens de wet. En waarom? Die veertien dagen gaan lopen op het moment dat je echt zeker weet dat de brief is ontvangen door de schuldenaar. Als je zou opnemen dat de incassokosten verschuldigd zijn als er niet is betaald ‘binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd’ of ‘binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd’ dan voldoet dit wel aan de wet volgens de Hoge Raad.
 
Met name dat laatste punt is voor de praktijk een lastige. Want kun je dan nog een concrete datum in je laatste sommatie noemen? Hoe kom je aan bewijs van ontvangst? Het kan natuurlijk met aangetekende post. En misschien maar eens nadenken over een e-mail met lees- en ontvangstbevestiging.
 
Het is een heel verhaal geworden. Misschien duizelt het wat. Dat is geen probleem. De antwoorden van de Hoge Raad op de vragen kunt u hier lezen. Dan kunt u dat rustig nog eens nalezen.

Deel deze blog